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Creare PEC aziendale: quali sono i passaggi da seguire

pec aziendale

Sei un’azienda o un libero professionista e non hai una PEC? Prima di incorrere in sanzioni corri ai ripari! Oggi ti aiuteremo a capire come creare PEC aziendale e a quale servizio affidarti. Non preoccuparti, è un’attività che non richiede troppe conoscenze tecniche!

I gestori PEC, oltre a notificare qualsiasi errore possa avvenire nel processo (accettazione, invio, consegna), inviano appositi avvisi contenenti il riferimento temporale che certifica data e ora dell’invio e della consegna.

https://www.pec.it

Creare PEC aziendale: di cosa si tratta?

pec per aziende

Prima di spiegarti in dettaglio come creare PEC aziendale dobbiamo capire di cosa si tratta. Partiamo da una definizione che si trova in Rete.

La posta elettronica certificata o PEC, in Italia, è un tipo particolare di posta elettronica che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la prova dell’invio e della consegna. L’indirizzo PEC delle imprese e dei professionisti è rintracciabile gratuitamente online tramite il registro pubblico INI-PEC.

Wikipedia

Da come – forse – avrai intuito la parola PEC è acronimo di Posta Elettronica Certificata.
Insomma è uno strumento utilissimo, con il quale è possibile inviare email che valgono come una raccomandata con ricevuta di ritorno. In pratica è la sua evoluzione digitale.
È molto utilizzata dai cittadini e dalle aziende che hanno bisogno di comunicare, in maniera ufficiale e veloce, con la pubblica amministrazione o con altri enti.

Ti anticipiamo che per creare account PEC non servono hardware o software particolari. Inoltre non sono richieste doti informatiche.
Ricorda che, dopo aver scelto a quale servizio affidarti, dovrai seguire alcuni passaggi come:

  1. scelta del nome dell’indirizzo email che deve avere un rimando all’azienda o alla professione;
  2. scelta della password di accesso;
  3. presentazione di documenti che attestano la propria identità;
  4. firma digitale.

Creare mail PEC è obbligatorio?

La risposta è sì. Almeno per le aziende e per i professionisti!
Ci riferiamo alla Legge n. 76 del 16/07/2020, nota anche come Decreto Semplificazioni, che obbliga tutti i professionisti a dotarsi di un indirizzo PEC.
Chi non adempie alla norma può anche essere sospeso dall’albo professionale.

Per evitare problemi o sanzioni devi creare una PEC aziendale.
Come abbiamo già detto, la procedura non è così complessa come si pensa. Basta seguire le istruzioni del servizio PEC a cui hai scelto di rivolgerti.
Prima di continuare, però, assicurati di essere in possesso di una firma digitale.

Pro e contro della PEC rispetto alla raccomandata

Cosa ha portato l’Italia a imporre di creare una PEC aziendale?
Sicuramente una raccomandata più evoluta porta con sé numerosi benefici alle imprese. Li analizziamo subito insieme ai contro.

I vantaggi della PEC

Uno dei vantaggi oggettivi della PEC rispetto alla raccomandata tradizionale è la maggiore garanzia legale. Per quale ragione? Beh, perché con la PEC è possibile certificare la data, il contenuto della mail e gli eventuali allegati. Inoltre, si può attestare anche l‘avvenuta lettura del messaggio da parte del destinatario.
I vantaggi, però, non finiscono qui! Ecco altri motivi per cui risulta estremamente vantaggioso creare PEC aziendale.

  • Il messaggio può essere consultato in qualsiasi luogo e dispositivo, basta avere una connessione a Internet.
  • Il provider si occupa di verificare e garantire l’avvenuta consegna al destinatario e le ricevute di consegna hanno piena validità legale.
  • Ogni casella di posta elettronica può essere tracciata per verificare che il messaggio sia arrivato al destinatario oppure no.
  • C’è evidente risparmio di costi e di tempo rispetto a una raccomandata classica.
  • Se hai bisogno di un indirizzo PEC puoi comodamente consultarlo nei registri ufficiali ReGIndE, Ini-Pec.

Quali sono i contro

A differenza della raccomandata la tecnologia PEC non è riconosciuta a livello internazionale. Se sei un’impresa che opera all’estero non puoi affidarti alle PEC. Il regolamento dell’unione europea non include la PEC nella categoria di tecnologia di servizio autorevole. Questo è un grande svantaggio, perché un messaggio inviato tramite PEC ha valore legale solo se anche il destinatario ha un indirizzo di posta certificato.

Un altro problema importante è rappresentato dalla privacy del messaggio, che può essere facilmente compromessa a causa di malware all’interno dei device.
Inoltre, non esiste modo di creare una PEC gratuita.

Altri svantaggi evidenziati dalle aziende sono:

  • la possibilità di cancellare inavvertitamente un messaggio o di non riceverlo;
  • la necessità di monitorare costantemente la casella di posta certificata

È possibile creare PEC gratuita?

pec aziendale

Come ti abbiamo anticipato nel precedenti paragrafo la PEC non è gratuita.
Nei primi periodi della sua introduzione è esistito un servizio gratuito chiamato Posta Certificat@, ma aveva enormi limiti. Soprattutto perché permetteva all’utente di comunicare solo con gli uffici della Pubblica Amministrazione. Dopo la sua dismissione non sono stati creati altri servizi gratuiti. La buona notizia è che in Rete c’è l’imbarazzo della scelta. Ci sono tantissimi piani e servizi adatti a tutte le tasche.

Attenzione. In realtà esiste un escamotage che permette di creare PEC gratuita e di utilizzarla per un periodo limitato di tempo.
Molti servizi, infatti, mettono a disposizione un periodo di prova per far testare tutte le funzionalità offerte e decidere, in totale libertà, se sottoscrivere o meno l’abbonamento. Per aiutarti in questa scelta ne abbiamo selezionati diversi per te: da Register.it a Legalmail InfoCert, da Libero a Poste Italiane e, poi, naturalmente c’è Aruba.
Scopriamo insieme come funzionano e cosa propongono.

Register.it

Register.it è sicuramente uno dei servizi di posta elettronica certificata più conosciuti. Ai nuovi utenti consente di creare PEC aziendale e di usufruirne gratuitamente per 6 mesi.
Evidenziamo, soprattutto il piano PEC Agile: è il più economico e mette a disposizione una casella da 2GB + l’accesso anche da mobile con notifiche tramite SMS.

Un altro piano, non troppo oneroso, è PEC Unica che offre, a seconda della scelta, caselle da 3 o 5GB. I più esigenti possono richiedere soluzioni su misura.

Legalmail InfoCert

Un altro servizio molto apprezzato è quello di Legalmail che conta tre pacchetti: Bronze, Silver (il più richiesto) e Gold.
Ma cosa propone in generale?

  • accesso da webmail o App;
  • pieno valore legale;
  • attivazione in pochi minuti ( la PEC Legalmail può essere attivata in qualsiasi momento della giornata, 24h su 24, anche nel fine settimana);
  • autenticazione a due fattori tramite password o OTP;
  • notifiche email ed SMS;
  • antivirus e antispam.

Non è mica finita. Legalmail presenta anche due soluzioni davvero interessanti per chi fa uso della posta certificata solo in maniera occasionale.

  • Legalmail Personal, a soli 5,90 euro all’anno + IVA dà accesso a 5 invii, spazio casella di 1GB e antivirus + antispam.
  • Legalmail Professional, a 12,90 euro all’anno + IVA, offre 12 invii, spazio casella di 1GB, spazio archivio sicurezza di 1GB, antivirus + antispam e upgrade a PEC invii illimitati.

Creare account PEC su Aruba

creare mail pec

Ora è il momento di capire come creare account PEC aziendale su Aruba, società italiana che da anni opera nel settore delle pratiche online.
È nota per i tanti servizi completi ed economici di web hosting, cloud e anche di PEC.
Per attivare un indirizzo di posta certificata basta visitare il sito web di Aruba e seguire le istruzioni.
L’interfaccia è davvero molto semplice e intuitiva. Se preferisci, puoi anche utilizzare la pratica app di Aruba, disponibile per tutti i tipi di dispositivi.

Cosa possiamo dire? Non c’è nessun dubbio. Uno dei principali punti di forza di Aruba è che rispetta elevanti standard di sicurezza (include antivirus e antispam multiplo) ed opera nel pieno rispetto dei dati personali.
Tutte le email con allegati non sicuri vengono, infatti, bloccate prima di finire nella tua casella PEC.
Un altro elemento importante per le aziende è la possibilità di leggere le fatture elettroniche direttamente nel proprio profilo personale.

I piani di Aruba

Se vuoi creare un account PEC aziendale su Aruba bisogna sottoscrivere un piano a pagamento. Non sai quale scegliere? Ti riassumiamo le principali caratteristiche di ogni abbonamento.

  • PEC Standard offre dei servizi di base al prezzo di 5 € il primo anno e poi di 9,90 €. Puoi utilizzare una casella PEC da un 1GB con traffico illimitato e inviare messaggi fino a 500 destinatari con un solo invio. Tutte le email inviate hanno valore legale. Inoltre, è possibile ricevere e inviare messaggi anche a indirizzi non certificati.
  • PEC Pro al prezzo di 25 € l’anno. Ovviamente il piano include tutte le funzionalità base più altre aggiuntive. Ad esempio, 2GB di spazio casella, 3GB di archivio e spazio aggiuntivo opzionale illimitato.
  •  PEC Premium al prezzo di 40 € l’anno. Lo spazio disponibile è di 8 GB.

Aggiungiamo, inoltre, che Aruba permette di accedere alle caselle tramite comodo inquadramento di codice QR ed offre servizio di assistenza continuativa (24/7) con ticket e call center.

Creare PEC aziendale su Libero

Sei alla ricerca di altre soluzioni valide per creare PEC aziendale? Ti accontentiamo subito.
Un buon servizio è anche quello di Mailpec di Libero.
Chiaramente tutti i messaggi inviati e ricevuti tramite la PEC di Libero hanno lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno.
L’iscrizione al servizio è semplice. Dovrai accedere alla pagina dedicata e fare clic sul pulsante Attiva scegliendo il piano preferito.
Qui dovrai seguire le indicazioni date e – in pochi minuti – hai la tua PEC pronta da usare. Si può effettuare l’accesso da qualsiasi browser o scaricando l’app su dispositivo personale.

Ci teniamo anche a farti sapere che la casella PEC di Libero può essere utilizzata come domicilio digitale. Per ricevere comunicazioni ufficiali da parte della pubblica amministrazione e qualsiasi fattura elettronica.  

Inoltre vale la pena sottolineare la qualità del customer care. Una nota di merito va soprattutto all’assistenza via chat che, in tempo reale risponde, ad eventuali dubbi o problemi.

I piani di Libero

Ora passiamo al tasto dolente (se così si può dire). Quanto costa creare PEC aziendale su Libero? Non molto. Ma la scelta non è ampia: esistono solo due tipologie di abbonamenti.

  • Family PEC al prezzo di 14,99 € l’anno. Potrai avere a disposizione una casella di posta elettronica certificata da 1GB.
  •  PEC Unlimited al prezzo di 30 € l’anno con una casella PEC con spazio illimitato.

P.S.
Il rinnovo dell’abbonamento è automatico salvo annullamento.

Creare PEC con Poste Italiane

pec con poste italiane

PEC Postecert permette di scrivere e inviare documenti in tutta sicurezza.
Come si richiede? Anche in questo caso il procedimento da seguire è davvero semplice. Praticamente un gioco da ragazzi.
Basta registrarsi a poste.it e cliccare su Acquista PEC online.
Il modulo di iscrizione va riempito con: il nome della casella PEC, i dati di fatturazione, password e un indirizzo email dove ricevere le varie comunicazioni. Si sceglie il metodo di pagamento e si firma il contratto da inviare all’indirizzo richiestapec@posteitaliane.it.

Ok, ma quali sono le funzioni messe a disposizione da Poste Italiane?
La PEC standard offre:

  • accesso tramite webmail, consultabile anche dai propri dispositivi mobili, o da client di posta elettronica su pc;
  • spazio base di 100MB;
  • spazio aggiuntivo acquistabile a pacchetti, per uno spazio totale pari a 1 GB;
  • 200 invii al giorno;
  • durata della casella selezionabile di 1, 2 o 3 anni;
  • dominio @postecert.it.

Quali sono i costi? Si parte da poco più di 6 euro al mese con IVA inclusa.

Pronto a creare PEC aziendale?

La nostra guida su come creare PEC aziendali è terminata. Ora non hai più scuse a parte la pigrizia: è il momento di scegliere il servizio che fa per te!
Di sicuro, scegliendo una di queste aziende, sarai certo di non ricevere sanzioni o di cadere vittima di hacker. Comunque, se hai ancora qualche dubbio su come creare mail PEC o hai domande da fare non esitare e contattaci! Noi di Octotech Solutions siamo sempre pronti a offrirti il nostro supporto!

Author

Enrica

Ciao a tutti, sono Enrica (con la enne mi raccomando)! Da quasi 27 anni passo il mio tempo a correggere le persone che sbagliano il mio nome. Con una laurea in comunicazione e marketing ho trasformato le mie passioni in lavoro! Amo scrivere contenuti di ogni genere, l’importante che siano interessanti e utili per i miei lettori. Il mio mantra nella vita è “non annoiarsi mai”. Amo mettermi alla prova ogni giorno con nuove avventure e sfide per arricchirmi professionalmente… e non solo! Nel tempo libero, infatti, mi piace provare nuovi sport e viaggiare verso Paesi poco conosciuti.

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