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Fattura elettronica ordinaria o semplificata? Ecco come scegliere

fattura elettronica

Commercianti, liberi professionisti, piccoli imprenditori: tutti coloro che lavorano con la Partita IVA in Italia devono conoscere la fattura elettronica ordinaria. Da quest’anno, infatti, questo documento è obbligatorio per tutti. La sua introduzione è stata accolta in modo contrastante dalle persone che, da un giorno all’altro, si sono trovate a doverla utilizzare. Se da un lato hai sempre la possibilità di usare il sito web dell‘Agenzia delle Entrate e contrasti l’evasione fiscale; dall’altro potresti incorrere in alcuni errori. Qui ti spieghiamo se e quando utilizzare la versione semplificata.

Fattura elettronica o ordinaria?

fattura elettronica ordinaria o semplificata

Come abbiamo visto, se sei possessore di Partita IVA la fattura elettronica ordinaria deve essere il tuo pane quotidiano. La differenza rispetto agli anni passati è solo una: la fattura elettronica viene inviata direttamente al cassetto fiscale del tuo cliente, che sia un’impresa o un privato. Per questo bisogna prestare particolare attenzione nella sua compilazione.

Esattamente come la fattura ordinaria che si usava in precedenza, il documento deve contenere tutti i dati necessari a risalire all’acquisto o alla vendita di beni e servizi. Quindi dovrai inserire:

  • il numero univoco della tua Partita IVA;
  • i tuoi dati anagrafici;
  • la prestazione per cui emetti fattura;
  • il numero progressivo della fattura nel corso dell’anno;
  • il prezzo da pagare per il prodotto o servizio;
  • l’eventuale rivalsa INPS;
  • la percentuale IVA e il corrispondente importo;
  • eventuale ritenuta d’acconto;
  • la data di emissione;
  • i dati anagrafici del cliente;
  • il suo codice SDI oppure la sua pec;
  • eventuali note.

Attenzione: se il cliente è un privato, puoi inserire come codice SDI 0000000, mentre se si tratta di un’azienda estera dovrai usare XXXXXXX.

Cosa usare per compilare la fattura elettronica ordinaria?

Puoi emettere la tua fattura elettronica ordinaria anche dal software dell’Agenzia delle Entrate gratuito. Se però non l’hai mai fatto e ti trovi per la prima volta davanti al sito web, potresti andare in confusione. Ti consigliamo di rivolgerti a un commercialista per fare la prima fattura insieme, oppure di chiedere il supporto di specifici programmi per la fatturazione elettronica. Così eviterai problemi, errori ed eventuali inadempienze fiscali.

Fattura ordinaria e semplificata, differenze

Entriamo nel dettaglio di cosa sia la fattura elettronica semplificata, quando e perché usarla. Si tratta di una misura introdotta qualche anno fa per prestazioni e acquisti di piccole entità. Inizialmente la cifra massima per cui si poteva usare la fattura semplificata era di 100€, mentre oggi puoi emetterla per cifre che arrivano ai 400€. Ma di cosa si tratta esattamente, e perché usarla al posto della fattura elettronica ordinaria?

È semplicemente una versione “soft” della fattura elettronica ordinaria, che ti consente di inserire un minor numero di dati. Bastano i tuoi dati anagrafici, quelli del tuo cliente, la data di emissione e il numero progressivo, la descrizione del prodotto o servizio e l’importo. Questo permette di rendere più agili e veloci le operazioni fiscali e riduce la possibilità di errore per chi compila la fattura.

Puoi usare la fattura semplificata in regime forfettario?

Sì, la fattura semplificata è uno strumento che tutti i possessori di Partita IVA possono usare indipendentemente dal regime fiscale. Ricordati solo di non sforare l’importo di 400€. Un’altra limitazione di cui tener conto è l’impossibilità di emettere questa fattura per prestazioni intracomunitarie (quindi con clienti esteri ma all’interno dell’Unione Europea). Lo stesso vale per le operazioni di reverse charge, per cessioni di beni e prestazioni di servizi svolta da un soggetto passivo debitore dell’imposta in uno Stato estero perché, visto che l’IVA andrebbe pagata all’estero e non in Italia, la sua percentuale e il suo importo vanno sempre specificati. In questo caso quindi sarà necessario emettere la fattura elettronica ordinaria.

La normativa di riferimento

Nel caso avessi dubbi sull’emissione della fattura elettronica ordinaria o semplificata, ti invitiamo a leggere la normativa di riferimento. È l’articolo 21 bis della legge sull’Iva, la numero 633 del 1972, aggiornato nel 2019 quando il tetto massimo per le prestazioni con fattura semplificata è stato aumentato a quattrocento euro. Per eventuali precisazioni, è sempre bene rivolgerti a un commercialista o direttamente all’Agenzia delle Entrate. I professionisti conoscono a menadito tutte le procedure e sanno anche aiutarti a non commettere errori nella compilazione della fattura.

I vantaggi della fattura semplificata rispetto a quella ordinaria

La scelta di emettere fattura semplificata, se la prestazione lo consente, è dettata da diversi vantaggi. Prima di tutto, velocizzi il processo di compilazione e invio perché devi inserire un minor numero di dati. Inoltre, puoi sostituire la fattura semplificata allo scontrino elettronico: questo è uno dei più importanti motivi per cui viene usata da commercianti e piccoli imprenditori. Si tratta di un documento il cui valore legale e fiscale è lo stesso, ma che ti permette di evitare l’installazione del registratore telematico.

Se lo Stato incoraggia all’uso della fatturazione semplificata, poi, è anche per combattere l’evasione fiscale. Rendendo agile e veloce l’emissione di fattura anche per piccole cifre, si evitano lavori in nero e altre ambiguità fiscali che vanno a danno dell’intero Paese.

Compilare la fattura elettronica ordinaria o semplificata, passo dopo passo

fatture elettroniche

Dopo aver effettuato il login nell’area privata del sito dell’Agenzia delle Entrate, tramite SPID, puoi scegliere se emettere fattura elettronica ordinaria o semplificata. Vai alla voce “Fatturazione elettronica e conservazione”. Alla voce “Crea nuovo file” troverai entrambe le diciture. Una volta scelta una delle due, ci sono tutti i campi da compilare. Ricorda di numerare progressivamente le tue fatture, salvane una copia in file XML e scaricane una in pdf, per un invio più immediato al cliente.
La fatturazione elettronica ti aiuta a tener conto di tutte le tue entrate, a non dimenticare nessun importo, a salvare i dati del cliente in maniera pratica e immediata. Lo storico delle fatture emesse è disponibile per la consultazione.

Conclusioni

In sintesi se sei un lavoratore autonomo, un piccolo imprenditore o un commerciante, puoi usare la fattura semplificata al posto della fattura elettronica ordinaria per prestazioni fino a un massimo di 400euro. Inserendo tutti i dati necessari, questa arriverà direttamente al tuo cliente, con la stessa valenza legale e fiscale ma riducendo i tempi e i margini di errore nella compilazione. Se ti interessa scoprire più novità sulla gestione digitale delle attività lavorative, segui le news di Octotech Solutions!

Author

Giovanna

“Io dunque son figlio del Caos; e non allegoricamente, ma in giusta realtà” scriveva il mio conterraneo, Luigi Pirandello. Come lui sono nata ad Agrigento 29 anni fa e oggi vivo in Veneto con mio marito. Innamorata delle parole, lettrice compulsiva e appassionata del caos, oggi lavoro come copywriter, redattrice e traduttrice freelance. Per farlo ho preso una laurea in Mediazione Linguistica e un Master in Comunicazione e Giornalismo di Moda, ho effettuato numerose collaborazioni con testate giornalistiche italiane e internazionali e svolto progetti di volontariato anche all’estero. E poi ho continuato a leggere e scrivere, leggere e scrivere sempre. Ho pubblicato il mio primo libro “Vogueabolario – Le Parole della Moda” nel 2015. Nonostante le mie malattie croniche, cerco di vivere ogni giorno appieno e di sfruttare tutte le tecnologie possibili per lavorare, socializzare e studiare anche dal divano di casa. Non so se si nota, ma sono una Corvonero.

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