L’outsourcing nasce formalmente nel 1989. Quando la Kodak, la famosa multinazionale specializzata nella produzione di pellicole cinematografiche e apparecchiature per immagini e stampa, decide di dare in appalto la maggior parte delle proprie attività IT.
Beh, ne è passato di tempo. Ormai è diventata una pratica largamente diffusa, utilizzata sia nel settore pubblico che privato.
Se vuoi sapere di che si tratta, come funziona e quali sono i vantaggi apportati… rimani su questa pagina!
L’outsourcing dei processi aziendali è destinato a raggiungere un valore di 620 miliardi di dollari entro il 2032.
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Che cos’è l’outsourcing
Il significato letterale della parola outsourcing è “prendere, procurare da fuori”. In italiano traduciamo con il termine “esternalizzazione”. Ma in cosa consiste realmente?
In pratica, nell’affidare a soggetti esterni parte delle proprie attività aziendali.
L’esternalizzazione, anche detta outsourcing […], è in economia e organizzazione aziendale, l’insieme delle pratiche adottate dalle imprese o dagli enti pubblici di ricorrere ad altre imprese per lo svolgimento di alcune fasi del proprio processo produttivo o fasi dei processi di supporto.
Wikipedia
Di sicuro rappresenta un’importante scelta strategica per qualsiasi tipologia di azienda che, in questo modo, può concentrarsi sul proprio core business. E con grande risparmio di energie e denaro.
Quando ricorrere all’outsourcing
Naturalmente deve esserci una necessità concreta. Si tratta comunque di una scelta che prevede impegno, consapevolezza e spese di un certo livello. Niente è gratis. Insomma non è qualcosa che si fa a cuor leggero.
Diciamo che, in genere, chi investe sull’outsourcing:
- non ha attrezzature adeguate o figure professionali capaci di svolgere la funzione richiesta;
- ha bisogno di focalizzare l’attenzione su altre attività;
- valuta l’esternalizzazione economicamente più conveniente.
Ambiti di applicazione dell’outsourcing
L’outsourcing può interessare l’intero processo produttivo di un’azienda. Come di post produzione. Difatti è uno schema ampiamente adottato in tutti gli ambiti indicati:
- gestione del personale;
- organizzazione e gestione degli eventi;
- logistica;
- assistenza clienti;
- servizi informatici;
- marketing e social media marketing;
- creazione dei contenuti;
- sicurezza;
- contabilità e amministrazione;
- ricerca finanziamenti;
- affari legali.
Come fare outsourcing
Giuridicamente parlando l’outsourcing è un accordo in cui il committente – o outsourcee – trasferisce ad un altro soggetto – l’outsourcer – una o più attività della propria azienda.
Talvolta si inserisce nella relazione una terza figura. Quella di un’azienda appaltatrice che si fa carico dell’intero processo di outsourcing. Si tratta, ad esempio, di un servizio offerto dall’agenzia Adecco
Bene. Abbiamo – a grandi linee – chiarito le basi. Ma cosa vuol dire fare outsourcing nella pratica?
Il primo passo sta nel capire se sia possibile o meno esternalizzare. Se ci sono i presupposti validi. Ma soprattutto se convenga davvero. La risposta è affermativa? Allora si va avanti.
I passaggi successivi sono almeno tre.
- Scegliere l’azienda che dovrà fornire il servizio interessato.
In questa fase è fondamentale valutare competenze e costi di ogni potenziale partner. Potrebbe risultare utile rivolgersi ad un consulente. - Stipulare un contratto adeguato
Tornano utili le famose analisi costi-benefici. Specie per eventuali negoziazioni. Ogni aspetto va espresso in dettaglio e messo per iscritto. “Giusto” per evitare brutte sorprese. - Monitorare il lavoro compiuto
Vanno stabiliti KPI ad hoc. Devono farci capire se l’outsourcing sta funzionando. Se l’azienda prescelta opera come richiesto e riuscendo a raggiungere gli obiettivi prefissati.
Forme ed esempi outsourcing
In base alle modalità e al tipo di lavoro esternalizzato si distinguono quattro modelli di outsourcing.
Vediamo insieme quali sono.
- Business Process Outsourcing (BPO)
In questo caso ad essere esternalizzato è un intero processo aziendale (servizio help-desk, di telemarketing, realizzazione ricerche di mercato, gestione note spese). - Knowledge Process Outsourcing (KPO)
Riguarda il trasferimento di mansioni complesse, che necessitano conoscenze piuttosto specifiche (analisi dati, scrittura testi ottimizzati in chiave SEO). - Outtasking
Meno complicato e impegnativo del BPO prevede l’esternalizzazione di una funzione, un progetto preciso; quasi sempre di ambito tecnologico (backup dati, manutenzione storage) - Selective outsourcing
Il cliente demanda una parte specifica del processo aziendale mantenendo all’interno le funzioni di controllo. In sostanza è una via di mezzo da BPO ed outtasking.
Tipologia di contratto
C’è un altro aspetto che merita di essere approfondito. Quello della contrattazione.
In Italia l’outsourcing viene stipulato su modelli di contratto atipici.
- Contratto d’appalto = l’appaltatore viene pagato per occuparsi della richiesta dell’azienda committente e nel farlo si assume anche i rischi di impresa collegati.
- Contratto d’opera = la persona si impegna a compiere l’opera o il servizio pattuito con lavoro prevalentemente proprio e senza vincolo di subordinazione.
- Subfornitura = l’impresa demanda ad un’altra la produzione di determinati beni o servizi.
Email marketing in outsourcing
Oramai dovresti saperlo. L’email marketing è fra i canali di comunicazione più utilizzati al mondo. Permette di raggiungere facilmente il proprio pubblico, di stabilire con esso un rapporto duraturo e di fidelizzare anche i vecchi clienti. Il tutto a prezzi contenuti. Almeno rispetto ai mezzi di marketing tradizionali.
Ovviamente anche in questo campo è possibile avvalersi dell’outsourcing. Nella fattispecie, possiamo richiedere aiuto a figure/agenzie qualificate per ricoprire attività, quali ad esempio: la redazione dei contenuti, l’ottimizzazione SEO, la gestione degli invii e il monitoraggio delle campagne.
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Pro e contro
È arrivato il momento di fare il punto della situazione. Senza dubbio i vantaggi connessi all’outsourcing sono notevoli. Riportiamo di seguito i più evidenti.
- Riduzione dei costi aziendali (parliamo perlomeno di quelli relativi a manodopera e infrastrutture);
- incremento della produttività;
- maggiore efficienza;
- più liquidità;
- flessibilità.
Circa il 24% delle piccole aziende afferma di esternalizzare per aumentare i livelli di efficienza. Molte piccole imprese utilizzano anche l’outsourcing per accedere a competenze specialistiche.
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Purtroppo non è mai tutto rose e fiori. Prima di andare verso una scelta definitiva bisogna considerare anche gli aspetti meno positivi. I rischi dell’esternalizzazione non sono affatto trascurabili.
- Minacce alla sicurezza aziendale = Con l’outsourcing si dà inevitabilmente libero accesso a dati sensibili dell’azienda stessa.
- Perdita di controllo = L’azienda committente non può supervisionare le attività delegate.
- Difficoltà di comunicazione = Capita – soprattutto – se i soggetti coinvolti non parlano la medesima lingua. Fraintendimenti e incomprensioni sono all’ordine del giorno.
Conclusioni
Hai un’attività? Un’azienda di piccole o grandi dimensioni? Un e-commerce?
Avrai sempre decisioni importanti da prendere. Magari anche quella di capire se sia il caso di ricorrere all’esternalizzazione.
Il nostro compito finisce qui, ma speriamo di esseri stati utili. Di averti aiutato a comprendere meglio l’argomento e come affrontarlo.
Vorresti avere più informazioni? Hai tre opzioni disponibili. Cercare materiale in Rete, leggere (qualcosa come Outsourcing strategico. Tecniche di gestione, criticità, vantaggi competitivi di Antonio Ricciardi e Patrizia Pastore) oppure affidarti direttamente la squadra di Octotech Solutions.
Mettici alla prova. Rispondiamo subito con soluzioni su misura!
